The Art of Laziness: Mit weniger Aufwand mehr bewirken

Bildquelle: Chat GPT

Viele Menschen organisieren ihren Kalender. Sie planen Termine, blockieren Zeitfenster und erstellen immer neue Aufgabenlisten. Doch nur wenige organisieren bewusst ihre Energie.

Die typische Frage lautet: Wann habe ich Zeit dafür?

Die möglicherweise wichtigere Frage wäre: Wofür möchte ich meine begrenzte Energie einsetzen?

Denn Zeit allein sagt wenig darüber aus, wie gut wir arbeiten können. Zwei freie Stunden am Nachmittag können weniger wertvoll sein als 30 konzentrierte Minuten am Morgen. Unsere Aufmerksamkeit, Kreativität, Willenskraft und Begeisterung stehen uns nicht unbegrenzt zur Verfügung. Entscheidend ist deshalb nicht nur, wie viel Zeit wir haben, sondern wofür wir unsere beste Energie verwenden.

Energie statt Beschäftigung organisieren

In klassischen Organisationen wird Arbeit häufig über feste Rollen und Zuständigkeiten verteilt:

«Das gehört zu deinem Job.»

«Dafür ist eine andere Abteilung zuständig.»

«Das steht so in deiner Stellenbeschreibung.»

Diese Logik schafft Orientierung. Gleichzeitig kann sie dazu führen, dass Aufgaben unabhängig davon verteilt werden, wer gerade das grösste Interesse, die passende Kompetenz oder die stärkste Motivation dafür mitbringt. Im Assignment-Denken verändert sich die Perspektive. Die zentrale Frage lautet nicht mehr nur:

Wer ist formal zuständig?

Sondern:

Wo kann eine Person mit ihrem individuellen Kompass aktuell den grössten Beitrag leisten?

Ein Assignment ist dabei eine konkrete Aufgabe oder Verantwortung, die für einen bestimmten Zeitraum übernommen wird. Nicht allein die Position entscheidet darüber, wer etwas tut, sondern auch Energie, Neugier, Erfahrung und die erwartete Wirkung.

Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag

Ein Unternehmen möchte einen neuen internen Workshop entwickeln. Laut Organigramm wäre die Personalabteilung dafür zuständig. Eine Mitarbeiterin aus dem Marketing beschäftigt sich jedoch seit Monaten intensiv mit dem Thema und hat bereits erste Ideen gesammelt. Im klassischen Rollenverständnis wartet sie darauf, dass die Personalabteilung aktiv wird. Im Assignment-Denken könnte sie die Entwicklung des ersten Workshop-Konzepts übernehmen, gegebenenfalls gemeinsam mit einer Person aus dem HR-Team. Die Zuständigkeit wird dadurch nicht abgeschafft. Sie wird flexibler und stärker an der möglichen Wirkung ausgerichtet.

Wer kann den grössten Unterschied machen?

Eine energieorientierte Arbeitsweise verschiebt den Fokus von der reinen Zuständigkeit hin zu drei Fragen:

• Wer bringt für dieses Thema gerade die höchste Energie mit?

• Wer besitzt die grösste Neugier?

• Wer kann mit seinem Wissen oder seiner Perspektive den grössten Unterschied machen?

  
  

Das bedeutet nicht, dass jede Person nur noch Aufgaben übernimmt, auf die sie gerade Lust hat. In jedem Team gibt es notwendige Routinen und Verpflichtungen. Energieorientiertes Arbeiten bedeutet vielmehr, besonders bei neuen, komplexen oder kreativen Aufgaben bewusster zu entscheiden, wer sie übernehmen sollte.

Intelligente Produktivität

Das Buch «The Art of Laziness» von Library Mindset ist kein Plädoyer für Passivität oder Bequemlichkeit. Im Zentrum steht vielmehr eine Form intelligenter Produktivität.

Die Grundidee lautet:

Erfolgreiche Menschen versuchen nicht unbedingt, möglichst viel zu arbeiten. Sie versuchen, möglichst wenig Unnötiges zu tun.

Nicht die reine Beschäftigung zählt, sondern die Wirkung. Wer jeden Tag zehn Stunden arbeitet, ist nicht automatisch produktiver als jemand, der in sechs Stunden die richtigen Entscheidungen trifft. Ein voller Kalender kann sogar darüber hinwegtäuschen, dass wichtige Themen nicht vorankommen. Intelligente Faulheit bedeutet deshalb, Aufgaben kritisch zu hinterfragen:

• Muss diese Aufgabe überhaupt erledigt werden?

• Muss ich sie persönlich übernehmen?

• Kann sie vereinfacht werden?

• Lässt sie sich automatisieren?

• Kann jemand anderes sie besser oder effizienter ausführen?

• Was würde passieren, wenn wir sie vollständig streichen?

  
  

Systeme sind verlässlicher als Motivation

Ein weiterer wichtiger Gedanke besteht darin, nicht ständig auf Motivation zu warten.

Motivation schwankt. An manchen Tagen fällt uns eine Aufgabe leicht, an anderen kostet bereits der Anfang viel Überwindung. Wer ausschliesslich auf Motivation setzt, macht sein Handeln von der eigenen Tagesform abhängig. Systeme und Gewohnheiten reduzieren diese Abhängigkeit.

Ein System beantwortet bereits im Voraus, wann, wo und wie etwas erledigt wird. Dadurch muss die Entscheidung nicht jeden Tag neu getroffen werden.

Verantwortung statt Ausreden

Intelligente Produktivität bedeutet auch, Verantwortung für das eigene Handeln zu übernehmen.

Es ist leicht, äussere Umstände verantwortlich zu machen:

«Ich hatte keine Zeit.»

«Ich war nicht motiviert.»

«Die anderen haben nicht geliefert.»

«Mein Kalender war zu voll.»

Natürlich können äussere Bedingungen die Arbeit erschweren. Verantwortung zu übernehmen bedeutet nicht, diese Bedingungen zu ignorieren. Es bedeutet, den eigenen Einflussbereich zu erkennen. Die entscheidende Frage lautet: Was kann ich trotz der bestehenden Umstände verändern?

Vielleicht kann eine Aufgabe verkleinert, ein Termin abgesagt, Unterstützung angefordert oder eine Priorität neu gesetzt werden. Verantwortung beginnt dort, wo wir aufhören, ausschliesslich nach Gründen zu suchen, weshalb etwas nicht möglich ist.

Vier Impulse für die Praxis

1. Eine Gewohnheit nie zwei Tage hintereinander auslassen

Ein ausgelassener Tag ist meist kein Problem. Zwei ausgelassene Tage können jedoch bereits der Beginn eines neuen Musters sein. Wer beispielsweise dreimal pro Woche Sport treiben möchte, darf eine Einheit verpassen. Wichtig ist, danach wieder einzusteigen. Die Regel lautet deshalb:

Nicht perfekt bleiben, sondern schnell zurückkehren.

2. Aufgaben unter fünf Minuten sofort erledigen

Kleine Aufgaben bleiben häufig unnötig lange auf unseren Listen stehen. Wir lesen sie immer wieder, denken darüber nach und verschieben sie erneut.

Dauert eine sinnvolle Aufgabe weniger als fünf Minuten, kann es effizienter sein, sie direkt zu erledigen.

Beispiele sind:

• einen Termin bestätigen,

• ein Dokument weiterleiten,

• eine kurze Rückfrage beantworten,

• eine Rechnung ablegen.

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Die Regel sollte allerdings nicht dazu führen, dass jede kleine Anfrage sofort die konzentrierte Arbeit unterbricht. Während einer Fokusphase können solche Aufgaben gesammelt und anschliessend gebündelt erledigt werden.

3. Die unangenehmste wichtige Aufgabe zuerst angehen

Unangenehme Aufgaben verbrauchen oft bereits Energie, bevor wir mit ihnen begonnen haben. Sie bleiben gedanklich präsent und begleiten uns durch den gesamten Tag. Deshalb kann es sinnvoll sein, die wichtigste unangenehme Aufgabe frühzeitig zu erledigen. Das könnte ein schwieriges Gespräch, eine offene Entscheidung oder der Beginn eines komplexen Berichts sein. Dabei geht es nicht darum, grundsätzlich jede unbeliebte Kleinigkeit zuerst zu erledigen. Entscheidend ist die Kombination aus Wichtigkeit und innerem Widerstand.

4. Feste Zeiten für E-Mails einplanen

E-Mails sollten nicht automatisch den Rhythmus des Tages bestimmen. Wer jede Nachricht sofort liest, überlässt anderen Menschen die Kontrolle über die eigene Aufmerksamkeit.

Besser ist es, feste Zeitfenster für das Postfach einzuplanen. Dringende Kommunikation kann über klar definierte Kanäle erfolgen, beispielsweise telefonisch oder über eine entsprechend gekennzeichnete Nachricht. So bleibt Zeit für konzentrierte Arbeit, ohne dass wichtige Anliegen unbeachtet bleiben.

Weniger tun bedeutet bewusster entscheiden

Die Kunst der Faulheit besteht nicht darin, sich vor Arbeit zu drücken. Sie besteht darin, den eigenen Einsatz bewusster zu steuern. Dadurch verändert sich die Art, wie wir arbeiten. Wir automatisieren unnötige Routinen, delegieren geeignete Aufgaben, streichen wirkungslose Tätigkeiten und konzentrieren uns auf jene Themen, bei denen wir tatsächlich einen Unterschied machen können. Am Ende entsteht Produktivität nicht dadurch, dass wir immer mehr Aufgaben in unseren Tag pressen. Sie entsteht durch die Fähigkeit, präzise zu entscheiden, was unsere Energie wert ist  und was nicht.